Google Vault não é backup: o que o Workspace não devolve

O Google Workspace não faz backup dos seus dados. Ele garante a aplicação no ar, a infraestrutura segura e as atualizações. Recuperar um e-mail apagado há 45 dias, um Drive de quem saiu da empresa ou a versão de um documento que foi sobrescrito continua sendo responsabilidade da sua empresa — e a lixeira não foi feita para isso.

O Google Workspace faz backup dos meus dados?

Não no sentido que importa. O modelo de responsabilidade compartilhada, que está no contrato de todo fornecedor de SaaS, divide o trabalho: o provedor responde pela plataforma; o cliente responde pelos próprios dados, pelo controle de acesso e pela recuperação em caso de perda. O Google cumpre a parte dele com excelência. A sua parte fica com você.

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O que a lixeira e a retenção nativa realmente fazem

Retenção nativa é o mecanismo de recuperação operacional de curto prazo do próprio SaaS. Foi desenhada para governança, não para proteção de dados: o prazo é curto e definido pelo fornecedor, a plataforma não distingue exclusão intencional de acidental, e a cópia permanece na mesma infraestrutura da produção.

Três limites se repetem em praticamente todas as aplicações:

1. Prazo curto e alheio. No Google Workspace, dados excluídos e removidos da lixeira tornam-se irrecuperáveis após 30 dias. Quem define o prazo é o fornecedor, não a sua política de retenção.
2. Nenhuma distinção de intenção. Uma exclusão maliciosa por um ex-colaborador e um clique errado são a mesma coisa para a plataforma.
3. Mesma infraestrutura. A cópia mora junto com a produção. Um erro de sincronização, um comprometimento de conta ou uma indisponibilidade atinge os dois.

Google Vault é backup?

Não. O Google Vault é uma ferramenta de arquivamento e retenção legal, e é frequentemente confundido com backup. Ele exporta dados apenas para um número limitado de contas e um serviço por vez, o que o torna inadequado para recuperação em larga escala. Serve para eDiscovery e retenção por obrigação legal; não serve para devolver a caixa postal de alguém que saiu ou a pasta que sumiu do Drive compartilhado. Detalhamos a diferença em Arquivamento não é backup.

O que uma cópia independente devolve

Backup independente é uma cópia dos dados do SaaS mantida fora da infraestrutura do fornecedor, imutável e restaurável item a item, com retenção definida pela empresa e não pela aplicação.

Com a Keepit, a cobertura do Google Workspace inclui Gmail (caixa postal, rótulos e e-mails), Drive (arquivos, pastas e conteúdo da lixeira), Drives compartilhados, Docs, Sheets e Slides, Calendar, Tasks e os objetos de usuário. O backup é automatizado duas vezes ao dia, com restauração no local ou entre usuários, preservando a estrutura de pastas — e uma busca federada que aceita termos parciais ou digitados errado.

Há limites, e preferimos dizê-los antes: as permissões de itens do Drive ainda não são copiadas nem restauradas (recurso em desenvolvimento); Google Sites e Google Forms não constam da cobertura oficial; para usuários suspensos, o backup cobre apenas o Gmail e os arquivos do Drive em formato não nativo.

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O caso que ninguém coloca na planilha

Quando alguém sai, a conta é desativada e a licença cancelada. Sem uma política de preservação, a exclusão da conta pode levar à perda definitiva de dados e histórico — ou a empresa mantém a licença só para não perder o que a pessoa produziu. Com uma cópia independente, os dados ficam retidos sem licença ativa, e contas de ex-colaboradores não são cobradas. Fizemos essa conta em Quando alguém sai, o que sai junto?.

Perguntas frequentes

O Google Workspace faz backup dos meus dados?

Não no sentido de recuperação de longo prazo. O Google garante a plataforma; a recuperação de dados apagados, sobrescritos ou de contas desativadas é responsabilidade do cliente, conforme o modelo de responsabilidade compartilhada.

Quanto tempo a lixeira do Google Workspace guarda um item apagado?

Itens excluídos e removidos da lixeira tornam-se irrecuperáveis após 30 dias.

O Google Vault substitui um backup?

Não. O Vault é arquivamento e retenção legal: exporta dados para um número limitado de contas e um serviço por vez, e não faz restauração granular em massa.

O que a Keepit cobre no Google Workspace?

Gmail, Drive, Drives compartilhados, Docs, Sheets, Slides, Calendar, Tasks e objetos de usuário, com backup duas vezes ao dia e restauração no local ou entre usuários. Permissões de itens do Drive, Sites e Forms ficam fora da cobertura atual.